Các nguyên tắc quản lý thời gian giúp Freelance Writer tận dụng 24 giờ một cách hiệu quả nhất

265

Là một freelance writer chắc hẳn ai cũng phải biết tự lập kế hoạch cho mình nếu muốn năng suất làm việc đạt hiệu quả tốt nhất. Nhưng hãy nhớ rằng cuộc sống không phải lúc nào cũng hoàn hảo và diễn ra một cách trơn tru như những gì bạn đã lập ra kế hoạch trước đó.

Sẽ có những lúc, bạn sẽ gặp những công việc đột xuất hoặc tình huống bất ngờ và mình nghĩ sẽ có vài người gặp khó khăn khi giải quyết những vấn đề này. Thế nên, trong bài viết này mình sẽ chia sẻ các nguyên tắc quản lý thời gian mà mình đã học được trong hành trình của mình như một freelance writer. 

Các nguyên tắc quản lý thời gian mà Freelancer cần nắm rõ 

Nguyên tắc 1: Xác định mức độ ưu tiên

Trong thế giới của feelancer, sẽ có những hàng tá nhiệm vụ và dự án đang chờ bạn giải quyết. Nếu không xác định được các task nào quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên làm trước, bản thân sẽ dễ dàng lạc hướng và dành quá nhiều thời gian cho những task không quan trọng. 

Để xác định mức độ ưu tiên, hãy bắt đầu bằng việc đánh giá tất cả công việc và nhiệm vụ trước mặt. Rồi tự đặt ra câu hỏi: “Dự án nào quan trọng nhất và sẽ mang lại giá trị lớn cho mình hoặc cho khách hàng?” Sau đó, ưu tiên những công việc đó và tạo một list ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và có thời hạn thực hiện.

Nguyên tắc 2: Lập kế hoạch hàng ngày

Khi bạn có một kế hoạch hàng ngày, bạn biết chính xác mình cần làm gì trong ngày. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc thay vì phải đắn đo suy nghĩ về điều gì cần làm tiếp theo.

Cách thiết lập lịch làm việc hiệu quả để đảm bảo hoàn thành dự án kịp thời đó là xác định nhiệm vụ cần hoàn thành, thiết lập mục tiêu cụ thể, và xác định thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Mình cũng luôn để dành một thời gian cho các việc khẩn cấp hoặc bất ngờ. Bằng cách lập kế hoạch theo tháng/tuần/ngày, bạn sẽ đảm bảo mình không bị quá tải và có thời gian cho cuộc sống cá nhân.

Nguyên tắc 3: Kỷ luật cá nhân

Mình nhận thấy rằng kỷ luật cá nhân là yếu tố quyết định thành công trong việc quản lý thời gian. Kỷ luật giúp chúng ta duy trì tập trung và không bị xao lạc bởi những yếu tố khác. 

Nó giúp bạn tuân thủ kế hoạch hàng ngày và đảm bảo tiến độ công việc không bị trễ hẹn. Để phát triển và duy trì kỷ luật, bạn cần phải đặt ra các quy tắc và thói quen cụ thể.

Nguyên tắc 4: Sử dụng công cụ và phần mềm quản lý thời gian

Công nghệ Internet bây giờ rất phát triển, vậy nên bạn đừng bỏ lỡ qua cơ hội sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý thời gian để giúp bản thân tổ chức công việc, theo dõi tiến độ một cách hiệu quả hơn. 

bạn có thể sử dụng các công cụ như: Trello, Asana, và Google Calendar để quản lý dự án, lên lịch làm việc, và theo dõi tiến độ cho mỗi dự án. Các phần mềm này đều có tính năng hữu ích giúp bạn dễ dàng duy trì sự tập trung và hoàn thành công việc đúng hẹn.

Nguyên tắc 5: Dành thời gian cho bản thân

Cuộc sống của bạn không chỉ lúc nào cũng xoay quanh công việc được. Chúng ta đôi khi cũng cần thời gian để thư giãn, tận hưởng sở thích cá nhân, và duy trì sức khỏe tinh thần. Nếu bạn chỉ tập trung vào công việc mà bỏ qua các khía cạnh khác của cuộc sống, mình có thể sẽ mất cân bằng và cảm thấy kiệt sức.

Hãy cố gắng dành ra thời gian ít nhất một tiếng đồng hồ mỗi ngày hoặc vào các ngày cuối tuần để tận hưởng không gian cá nhân, vui chơi cùng bạn bè nhé. Đây là cách trị liệu tốt nhất giúp tinh thần của bạn được hồi phục sau những ngày làm việc vất vả đấy.

Nguyên tắc 6: Chọn khung giờ “vàng” làm việc cho bản thân

Mỗi người sẽ có những khung giờ làm việc khác nhau, không ai giống ai. Sẽ có những người thích làm việc vào buổi sáng sớm, buổi trưa hoặc thậm chí là buổi tối. Lý do là bởi vì đây có thể là những khung giờ “vàng” giúp họ có sự tập trung làm việc lên mức cao nhất.

Việc xác định thời gian làm việc cho bản thân sẽ giúp bạn tự định hình một lịch trình cụ thể. Để bạn biết rõ khi nào nên bắt đầu công việc, khi nên nghỉ ngơi, và khi nên kết thúc ngày làm việc.

Nguyên tắc 7: Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng

Một sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian mà có lẽ ai cũng mắc phải đó là xem xét công việc dựa trên mức độ khẩn cấp mà quên đi tầm quan trọng của nó. Mức độ khẩn cấp có thể tạo áp lực và khiến chúng ta dễ bị xao lạc bởi công việc ngắn hạn trong khi những công việc quan trọng, dài hạn thì lại bị bỏ xót. Cho nên, bạn phải luôn áp dụng mô hình ma trận khẩn cấp và quan trọng để xác định xem công việc nào nên ưu tiên làm trước nhé. 

Nguyên tắc 8: Dừng ngay ý định làm việc “đa nhiệm”

Chắc ai cũng từng thử làm nhiều việc cùng lúc, vì nghĩ rằng cần phải hoàn thành nhiều công việc cùng lúc để tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, làm việc đa nhiệm thường dẫn đến hậu quả là lãng phí thời gian và hiệu suất làm việc thấp.

Vậy nên, đừng bao giờ ham làm việc đa nhiệm mà hãy chú tâm thực hiện từng công việc một và đảm bảo rằng bản thân hoàn thành công việc một cách hiệu quả trước khi chuyển sang công việc tiếp theo. 

Nguyên tắc 9: Quản lý sự căng thẳng của bản thân

Stress luôn sẽ bám theo chúng ta ở mọi lúc mọi nơi trong cuộc sống cá nhân và sự nghiệp và chúng ta sẽ không bao giờ thoát được khỏi nó. Quan trọng là ở đây bạn có thể quản lý căng thẳng của mình có tốt hay không. Nếu biết cách xử lý stress tốt thì nó sẽ không gây ảnh hưởng quá lớn đến công việc của bạn.

Chúng ta có thể thực hiện một số các hoạt động thư giãn như: Thiền, tập thể dục,… để giảm bớt căng thẳng. Điều này giúp bản thân duy trì tinh thần thoải mái và sáng tạo trong công việc.

Nguyên tắc 10: Tổng kết lại công việc vào cuối ngày

Việc tổng kết lại công việc vào cuối ngày là một nhiệm vụ cần thiết giúp chúng ta đánh giá tiến độ công việc, xác định những gì đã hoàn thành và những gì cần hoàn thiện. Đồng thời, nó cũng giúp bạn đánh giá bản thân đã tiến bộ mỗi ngày ra sao.

Hãy luôn cố gắng dành ra 30 phút cuối ngày để tổng kết lại một ngày của mình, và lập danh sách công việc cần tiếp tục vào ngày hôm sau. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc và cảm giác tự tin hơn khi kết thúc một ngày làm việc.

Kết luận

Các nguyên tắc quản lý thời gian cho freelance writers chính là chìa khóa để chúng mình có thể phát triển và tiến bộ hơn từng ngày. Mình hy vọng rằng việc áp dụng chúng sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất công việc và duy trì cân bằng trong cuộc sống.

Xem thêm: Cách Freelancer xử lý “Ngày Ngắn” bằng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Xoá bỏ nỗi sợ viết: 8 Cách nâng cao kỹ năng viết lách dành cho người mới

Tiết lộ tất tần tật cách viết blog kiếm tiền dành cho newbie để tạo nguồn thu nhập online