Cách Freelancer xử lý “Ngày Ngắn” bằng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

392

Chắc hẳn, nếu bạn đang đọc những dòng này có lẽ đã từng trải qua những thách thức trong việc quản lý thời gian. Có phải bạn đã từng hoặc đang gặp tình trạng ngồi trước máy tính, cảm thấy bao nhiêu việc cần phải hoàn thành nhưng lại không biết phải bắt đầu từ đâu và cảm thấy như thời gian đang trôi đi khiến bạn không kiểm soát nổi, đúng không?  

Mình tin chắc rằng đây không phải là vấn đề của riêng bản thân mình mà còn thách thức lớn đối với rất nhiều freelancer khác hiện nay. Đây không chỉ là một vấn đề về công việc, mà nó còn ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân, gia đình, và cảm xúc của bạn.

Nhưng đừng lo lắng, vì trong bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau khám phá một loạt các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Mục tiêu là giúp bạn thay đổi cách nhìn vào thời gian và cách bạn quản lý nó để cuộc sống trở nên tự do hơn, làm việc có kỷ luật hơn.

Nguyên nhân nào khiến Freelancer gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian

Trước khi tìm ra phương án giải quyết, chúng ta cần xác định rõ nguyên nhân gốc rễ khiến freelancer thường gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Cho nên, mình sẽ liệt kê một số nguyên nhân phổ biến nhất để xem bạn có gặp tình trạng tương tự nào dưới đây không nhé:

• Thiếu kế hoạch cụ thể: Một số freelancer thường bị cuốn vào việc làm mà thiếu một kế hoạch cụ thể. Họ không thiết lập mục tiêu rõ ràng và lịch làm việc, dẫn đến làm việc “bừa bãi” và không hiệu quả.
• Không biết từ chối công việc: Một trong những lợi thế của freelancer là khả năng chấp nhận nhiều dự án cùng một lúc. Tuy nhiên, việc không biết từ chối công việc sẽ dễ dẫn đến quá tải và thiếu thời gian cho các dự án quan trọng.
• Dễ mất sự tập trung: Môi trường làm việc không ổn định, luôn dễ dàng bị xao lãng từ điện thoại, mạng xã hội, và các yếu tố khác cũng khiến freelancer không thể tập trung vào công việc một cách hiệu quả nhất.
• Thiếu kỹ năng ưu tiên công việc: Một nguyên nhân quan trọng nữa dẫn đến lãng phí thời gian đó là freelancer nào không biết cách ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và cần thiết. Điều này dẫn đến việc tiêu thời gian vào công việc không quan trọng trong khi bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng.
• Thiếu kỹ năng quản lý dự án: Freelancer thường phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Nếu thiếu kỹ năng quản lý dự án có thể dẫn đến việc mất kiểm soát về tiến độ và thời gian thực hiện cho mỗi dự án sẽ không đạt hiệu quả cao .
• Không biết cách tận dụng công cụ quản lý thời gian: Hiện nay có nhiều công cụ và ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả rất tốt, nhưng nếu freelancer không biết cách tận dụng hoặc sử dụng không đúng cách, thì chúng có thể sẽ trở thành gánh nặng thay vì là giúp ích đấy.

Những hệ quả nghiêm trọng của việc không quản lý thời gian đúng cách

Khi freelancer không thể quản lý thời gian một cách hiệu quả, hệ quả có thể lan tỏa đến nhiều khía cạnh trong cuộc sống và công việc của bạn. Dưới đây, mình sẽ liệt kê một số hệ quả cụ thể như:

• Trễ thời hạn công việc: Một trong những hệ quả rõ rệt nhất của việc không quản lý thời gian là công việc của bạn không hoàn thành đúng hạn hoặc chất lượng công việc bị ảnh hưởng. Điều này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng và cơ hội nghề nghiệp của các freelancer.
• Áp lực tinh thần: Không quản lý thời gian hiệu quả thường đi kèm với áp lực tinh thần lớn. Sự căng thẳng và lo sợ về công việc chưa hoàn thành có thể gây ra các vấn đề về sức khỏe tâm lý.
• Tài chính không ổn định: Không quản lý thời gian cũng có thể khiến thu nhập không được đều đặn và ổn định. Việc không biết làm thế nào để kiểm soát nguồn thu nhập có thể gây ra tình trạng tài chính khó khăn.
• Sức khỏe giảm sút: Khả năng quản lý thời gian kém còn ảnh hưởng đến thời gian dành cho việc duy trì sức khỏe. Freelancer có thể bỏ lỡ cơ hội tập thể dục, nghỉ ngơi và chăm sóc sức khỏe một cách thường xuyên.
• Tương lai không có định hướng rõ ràng: Khi không quản lý thời gian hiệu quả, freelancer có thể cảm thấy mất kiểm soát về tương lai của mình. Điều này có thể gây ra cảm giác bế tắc và không biết làm thế nào để định hình sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.
• Mất cân bằng cuộc sống: Không quản lý thời gian hiệu quả có thể dẫn đến mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Cuộc sống trở nên áp lực và thiếu thời gian cho các hoạt động giải trí, thư giãn, và phát triển bản thân.
• Mất cơ hội phát triển sự nghiệp: Việc không thể quản lý thời gian có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội phát triển sự nghiệp. Freelancer có thể sẽ không có nhiều thời gian để học hỏi, phát triển kỹ năng mới hoặc xây dựng mối quan hệ quan trọng.
• Mất động lực: Không quản lý thời gian có thể dẫn đến sự mất động lực và cảm giác thiếu ý nghĩa trong công việc. Những cây bút viết lách có thể mất niềm tin vào khả năng của mình và cảm thấy công việc dần trở nên đơn điệu và không thú vị.

Chỉ bấy nhiêu thôi, bạn đã thấy được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian rồi chứ. Nếu không nhanh chóng tìm ra các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả và đúng cách thì những hậu quả trên sẽ đến với bạn chỉ còn là vấn đề thời gian mà thôi.

Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà các Freelancer có thể áp dụng

Để đối phó với thách thức lớn nhất của các nhà làm việc tự do thì chúng ta cần phải tìm kiếm những giải pháp hữu ích và phù hợp nhất. Mình sẽ giới thiệu cho bạn các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà mình đã áp dụng và cảm thấy hiệu quả:

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro theo mình thấy là một cách tuyệt vời để nâng cao khả năng tập trung vào công việc một cách tối đa nhất nhưng vẫn có thời gian cho chúng ta nghỉ ngơi đều đặn. 

Phương pháp này bắt đầu bằng việc đặt một giờ hẹn tối đa là 25 phút, gọi là “Pomodoro,” để tập trung vào công việc một cách tối ưu nhất. Sau mỗi Pomodoro, bạn sẽ có thời gian nghỉ 5 phút, và sau khi đã hoàn thành 4 Pomodoro, bạn nghỉ dài 15-30 phút.

Phương pháp Pomodoro không chỉ giúp bạn tăng hiệu suất, làm việc tập trung mà còn ngăn chặn cảm giác mệt mỏi sau một thời gian dài làm việc.

Phương pháp Eisenhower

Phương pháp Eisenhower có khả năng giúp chúng ta ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Bằng cách phân chia công việc thành bốn mục như sau: Quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không quan trọng và không khẩn cấp. Từ bốn mục này, bạn có thể dễ dàng xác định công việc nào nên làm trước và công việc nào nên hoãn lại.

Phương pháp Eat That Frog

Phương pháp “Eat That Frog” của Brian Tracy sẽ được thực hiện đơn giản bằng cách như sau: Cụ thể, từ danh sách công việc mà bạn đã lập ra sẵn, bạn sẽ chọn ra một task có mức độ khó khăn nhất, quan trọng nhất và khẩn cấp nhất để làm đầu tiên. Như vậy, sau khi hoàn thành xong bạn sẽ cảm thấy công việc nhẹ hẳn đi rất nhiều, bớt áp lực hơn và còn nhiều thời gian cho công việc khác hơn.

Cách mình áp dụng cả 3 phương pháp này để quản lý thời gian cho công việc và cuộc sống cá nhân

Cụ thể, mình sẽ chỉ bạn cách bản thân đã áp dụng cả 3 phương pháp này như thế nào:

Đầu tiên, mình sẽ liệt kê ra tất cả những task cần làm cho ngày hôm nay (kể cả công việc cá nhân). Sau đó, áp dụng phương pháp Eisenhower, để sắp xếp các công việc vào 4 phân mục dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.

Tiếp đến, sau khi chia các task vào 4 mục, mình sẽ lại tiếp tục lọc mức độ ưu tiên tiếp vì trong 1 mục sẽ có tiếp 2-3 task nữa (nếu chỉ 1 task thì không cần phải lọc tiếp).

Tới đây, mình sẽ áp dụng phương pháp thứ hai là Eat That Frog (ăn ếch). Ví dụ, trong 1 mục có tới 3 task cần thực hiện, để tránh cho trường hợp không biết chọn cái nào làm trước, thì mình sẽ dùng giải pháp “ăn ếch” để chọn ra công việc quan trọng và khó nhằn nhất làm trước. Như vậy, mình sẽ giảm bớt được rất nhiều căng thẳng và năng suất làm việc sẽ có hiệu quả hơn.

Tới bước tiếp theo, khi đã xác định việc cần làm đầu tiên thì mình sẽ bắt tay vào thực hiện. Nhưng để tập trung hết mức vào công việc, mình sẽ áp dụng đến phương pháp thứ 3 là Pomodoro để tập trung làm việc trong khoảng thời gian ngắn, thường là 25 phút, sau đó mình sẽ nghỉ ngơi 5 phút (bạn có thể tùy chỉnh thời gian theo ý muốn). Điều này giúp mình duy trì sự tập trung và không gây ra tình trạng mệt mỏi.

Những lưu ý quan trọng cần biết khi áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Trong việc áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, có một số lưu ý quan trọng mà mình muốn chia sẻ. Đây là những điều sẽ giúp bạn duy trì sự hiệu quả và thoải mái khi áp dụng các phương pháp này:

• Duy trì tính đều đặn: Để thấy hiệu quả, hãy cố gắng duy trì việc áp dụng các phương pháp quản lý thời gian một cách đều đặn nhất. Hãy tạo cho mình một thói quen và tuân thủ nó hàng ngày.
• Điều chỉnh khi cần thiết: Mỗi người có lịch trình và môi trường làm việc khác nhau. Cho nên, hãy sẵn sàng điều chỉnh các phương pháp quản lý thời gian khi cần thiết để phù hợp với nhu cầu cho từng giai đoạn công việc của bạn nhé.
• Không nên đặt quá nhiều áp lực với bản thân: Hãy nhớ rằng quản lý thời gian là để tạo sự linh hoạt và sự thoải mái trong công việc, không phải để gây thêm áp lực cho chính bản thân mình. Hãy thực hiện các phương pháp một cách tự nhiên và thoải mái.
• Đặt mục tiêu rõ ràng: Hãy xác định mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn biết được bạn đang làm gì và khi nào bạn hoàn thành nhiệm vụ.
• Dành thời gian cho bản thân: Đảm bảo rằng bạn dành thời gian cho bản thân để thư giãn và tái tạo lại nguồn năng lượng. Điều này giúp bạn tránh được sự mệt mỏi và tăng hiệu suất làm việc.
• Kiên nhẫn và kiên trì: Quản lý thời gian hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng. Hãy luôn kiên nhẫn trong việc áp dụng các phương pháp và thực hiện lịch làm việc theo đúng những gì bạn lập ra.

Kết luận

Quản lý thời gian là một trong những thách thức lớn nhất mà freelancer phải đối mặt. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, mình mong rằng bạn sẽ tìm được giải pháp phù hợp với bản thân nhất để cải thiện chất lượng công việc và cuộc sống cá nhân.

Chúc mọi người thành công trong việc quản lý thời gian và hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách hiệu quả. Đừng ngần ngại bắt đầu ngay bây giờ nào!

Xem thêm: Khám phá sự thật về nghề Freelance Writer: Lộ trình trở thành nhà viết lách thành công

 Tiết lộ tất tần tật cách viết blog kiếm tiền dành cho newbie để tạo nguồn thu nhập online         Hướng dẫn chi tiết từ A-Z: Cách viết content thu hút khách hàng mà newbie cần biết 2023